Tietosuojaseloste

ASIAKKAIDEN, POTENTIAALISTEN ASIAKKAIDEN JA SIDOSRYHMIEN EDUSTAJIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

Voimassa 14.4.2023 alkaen, viimeisin päivitys 11.7.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Ebike Center Oy (y-tunnus 3345534-3)
Osoite: Nilsaksenpolku 2, 01510 Vantaa
Puhelin: +358 45 274 0400
Sähköposti tietosuoja-asioissa: info@ebikecenter.fi

Tietosuoja-asioista vastaava:
Timo Juhani Uotila
Sähköposti: timo.uotila@ebikecenter.fi

2. Määritelmät

Rekisteröity tarkoittaa henkilöä, jonka tietoja Ebike Center käsittelee.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun henkilöön liittyviä tietoja, kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja asiointihistoria.
Asiakkaalla tarkoitetaan henkilöitä tai organisaatioiden edustajia, joilla on asiakassuhde Ebike Centeriin.
Potentiaalisella asiakkaalla tarkoitetaan henkilöitä, joiden kanssa pyritään luomaan asiakassuhde.
Sidosryhmillä tarkoitetaan yritysten ja yhteisöjen yhteyshenkilöitä, yhteistyökumppaneita, median edustajia ja päättäjiä.

3. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä perusteilla?

Ebike Center käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito ja analysointi

• Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen

• Asiakasviestintä ja tiedottaminen

• Markkinointi ja mainonta (myös kohdennettuna)

• Palveluiden kehittäminen

• Tapahtumien ja kampanjoiden järjestäminen

• Laskutus ja saatavien hallinta

• Tietoturvan ja väärinkäytösten estäminen

Käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin (GDPR 6 art.):

• Suostumus

• Sopimuksen täytäntöönpano

• Lakisääteinen velvoite

• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. markkinointi, asiakaspalvelu)

4. Mitä tietotyyppejä voimme käsitellä?

4.1 Perustiedot

• Nimi

• Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti)

• Syntymäaika

• Asiakasnumero

• Palvelukieli

• Demografiatiedot

• Eväste- ja selaustiedot

• Viestintäasetukset

• Asiakaspalautteet ja keskustelut

4.2 Ostamiseen, tilaukseen tai palautteisiin liittyvät tiedot

• Yrityksen/yhteisön nimi ja tiedot

• Ostohistoria ja kampanjatiedot

• Sopimuksen alkamis- ja päättymistiedot

• Palautteet, kyselyt ja reklamaatiot

• Tilaustiedot ja logistiikkatiedot

4.3 Tapahtumaosallistumisen tiedot (tarvittaessa)

• Erityisruokavaliot (vapaaehtoisesti annettuna)

• Organisaatiotiedot ja matkaseura

• Syntymäaika, jos vaaditaan matkustamiseen

4.4 Verkkopalveluiden käyttäjätiedot

• Käyttäjätunnukset ja sisäänkirjautumistiedot

• Palvelun käyttö- ja lokitiedot

4.5 Sidosryhmätiedot

• Edustajien nimi, tehtävä, yhteystiedot

• Sopimustiedot, maksut ja korvaukset

5. Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi

• Rekisteröidyltä itseltään (verkkosivut, ostot, yhteydenotot)

• Evästeet ja analytiikkapalvelut

• Julkiset lähteet ja hakemistot

• Yritysten pääyhteyshenkilöt kollegoidensa puolesta

• Rahoitus- ja luottotietoyhtiöt

• Sosiaalinen media (esim. Facebook, Instagram)

• Yhteistyökumppanit (esim. leasing, vakuutus)

6. Teemmekö henkilötiedoillasi profilointia?

Kyllä. Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä yksilöllisten ominaisuuksien arvioimiseksi (esim. kiinnostuksen kohteet, ostokäyttäytyminen).

Käytämme profilointia:

• Tarjonnan personointiin

• Kohdennettuun markkinointiin

• Palveluiden kehittämiseen

Profilointi ei johda automatisoituihin päätöksiin, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia.

7. Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?

Tietoja voidaan jakaa:

• Maksunvälittäjille ja rahoituskumppaneille (esim. Klarna, GRENKE)

• Kuljetus- ja logistiikkapalveluille

• IT- ja pilvipalveluntarjoajille

• Markkinointi- ja analytiikkakumppaneille

• Tapahtumakumppaneille

• Laskutuksen ja perinnän kumppaneille

• Viranomaisille lakisääteisesti

• Yritysjärjestelyjen yhteydessä

Verkkomainonnan osalta teemme yhteistyötä mm. Metan ja Googlen kanssa kohdennetuissa kampanjoissa.

8. Siirrämmekö henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Pääsääntöisesti emme. Jos palveluntarjoaja sijaitsee EU/ETA-alueen ulkopuolella (esim. Yhdysvalloissa), siirrot tehdään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen esim. EU:n vakiosopimuslausekkeita tai Data Privacy Framework -sertifioituja kumppaneita.

9. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

• Henkilöasiakkaiden tiedot: 5 vuotta viimeisestä ostosta

• Yritysasiakkaiden tiedot: 10 vuotta viimeisestä ostosta

• Kanta-asiakkuudet: päätetään kahden vuoden käyttämättömyyden jälkeen

• Laskutus- ja kirjanpitotiedot: vähintään 6 vuotta

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet:

1. Oikeus tarkastaa tiedot – voit pyytää raportin tallennetuista tiedoista

2. Oikeus oikaista virheelliset tiedot

3. Oikeus poistaa tiedot – kun perusteet (esim. suostumuksen peruuttaminen) täyttyvät

4. Oikeus rajoittaa käsittelyä

5. Oikeus vastustaa käsittelyä – erityisesti suoramarkkinointia

6. Oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

7. Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa

8. Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
   www.tietosuoja.fi

11. Onko tietojen antaminen pakollista?

Jotta voimme tarjota sinulle tuotteita tai palveluita, tarvitsemme tietyt henkilötiedot. Ilman niitä palveluita ei voida toteuttaa.

12. Sovellettava lainsäädäntö

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lakia ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

13. Tietosuojaselosteen päivitykset

Päivitämme tietosuojaselostetta tarvittaessa toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Uusin versio löytyy osoitteesta: